Karta przekazania odpadu – co musisz wiedzieć wystawiając ją w systemie BDO?

Wystawianie Karty Przekazania Odpadu (KPO) w systemie BDO to ważny obowiązek wszystkich firm, które mają do czynienia z odpadami. Zarówno wytwórca odpadu, transportujący, jak i odbiorca muszą prawidłowo wypełnić KPO, by uniknąć problemów i kar.

Od 2020 roku obowiązek ten stał się jeszcze szerzej stosowany, a przepisy są bardziej wymagające, dlatego dobra znajomość systemu BDO jest konieczna.

W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, czym jest KPO, jak ją wystawić, jakie błędy popełnia się najczęściej, oraz co grozi za brak dopełnienia obowiązków.

Co to jest karta przekazania odpadu?

Karta Przekazania Odpadu (KPO) to oficjalny cyfrowy dokument, który potwierdza przekazanie odpadu między dwiema firmami. To bardzo ważny element systemu BDO.

Od 1 stycznia 2021 roku KPO wystawia się wyłącznie online poprzez konto założone w systemie BDO. Celem tego formularza jest zapewnienie jasności i kontroli nad przemieszczaniem odpadów od ich wytworzenia do końcowego zagospodarowania (recykling, utylizacja, itp.).

KPO różni się od Karty Ewidencji Odpadów (KEO). KEO służy do zapisywania wszystkich ilości i rodzajów odpadów w ciągu roku w danej firmie, natomiast KPO dotyczy jednego przekazania odpadu w danym momencie.

Oba dokumenty są powiązane. Dane z KPO trafiają do KEO, co pozwala skutecznie monitorować obieg i rodzaje odpadów.

Po co jest karta przekazania odpadu w BDO?

KPO w systemie BDO służy przede wszystkim do zapewnienia, że każdy ruch odpadów jest jasno udokumentowany i możliwy do sprawdzenia przez urzędy, na każdym etapie transportu — od wytwórcy przez transportującego aż po odbiorcę.

Dzięki temu organy kontroli (np. WIOŚ) na bieżąco mogą sprawdzać rodzaj i ilość przekazywanych odpadów i eliminować nadużycia.

KPO to również potwierdzenie przekazania odpowiedzialności. Po zatwierdzeniu KPO przez przekazującego, odbiorca staje się odpowiedzialny za dalsze postępowanie z odpadami.

Dzięki elektronicznej KPO firmy mogą sprawniej komunikować się między sobą, a prowadzenie ewidencji jest szybsze i łatwiejsze. To ważne także przy przygotowywaniu corocznych sprawozdań o gospodarowaniu odpadami.

Kiedy trzeba wystawić kartę przekazania odpadu?

KPO należy wystawić zawsze, gdy odpady są przekazywane z jednej firmy do drugiej, na wszystkich etapach: gdy odpad powstaje, gdy jest przewożony i gdy trafia do odbiorcy. Nieważne, czy odpady trafiają do firmy transportowej, czy prosto do odbiorcy — KPO jest wymagane.

Każdy rodzaj odpadu oraz każde przekazanie musi być opisane osobną KPO. Nie można wystawić jednej karty dla różnych odpadów albo na kilka różnych dat, chyba że wystawiamy KPO zbiorczą zgodnie z przewidzianymi w przepisach warunkami.

Obowiązek dotyczy także przekazania odpadów w ramach tej samej firmy, jeśli transport odbywa się między oddziałami zarejestrowanymi oddzielnie w BDO.

Brak wygenerowanego w systemie BDO potwierdzenia przed transportem grozi wysokimi karami. KPO trzeba mieć zatwierdzoną przed rozpoczęciem przewozu odpadów.

Kto wystawia KPO?

KPO wystawia zawsze podmiot przekazujący odpady, czyli posiadacz odpadu. To wytwórca odpadu (najczęściej firma) tworzy kartę w BDO, wpisuje wszystkie wymagane dane i ponosi odpowiedzialność z tego tytułu. Odbiorca odpadu nie ma możliwości wystawienia KPO w imieniu poprzedniej firmy.

Jeśli ta sama firma przewozi także swoje odpady do odbiorcy, musi wystawić KPO i zaznaczyć, że jest zarówno przekazującym, jak i transportującym.

Kto nie musi wystawiać KPO?

Nie wszyscy mają obowiązek wystawiania KPO. Dotyczy to głównie:

• gospodarstw domowych, które produkują odpady komunalne,
• osób prowadzących działalność gospodarczą, które wytwarzają tylko odpady podobne do komunalnych — jeśli korzystają z gminnego systemu odbioru odpadów, nie prowadzą ewidencji i nie wystawiają KPO,
• firm wytwarzających niewielkie ilości odpadów (do 100 kg niebezpiecznych lub do 5000 kg innych niż niebezpieczne rocznie, wg wykazu); mogą one prowadzić uproszczoną ewidencję.

Osoby i firmy przewożące wyłącznie własne odpady nie rejestrują ich jako transportujący, ale jeśli są także wytwórcami — muszą wystawić KPO jako przekazujący. Przepisy w tym zakresie mogą się zmieniać. Warto sprawdzać aktualne regulacje.

Jak wystawić kartę przekazania odpadu w systemie BDO?

Wystawienie KPO w BDO odbywa się wyłącznie online. Cały proces nie jest trudny, ale wymaga dokładności i znajomości systemu. Poniżej opisany jest krok po kroku cały proces:

Jak zalogować się do BDO?

Najpierw trzeba wejść na stronę bdo.mos.gov.pl i zalogować się do konta. Osoba główna (administrator firmy) loguje się za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu albo przez bankowość elektroniczną przez login.gov.pl. Pracownicy posiadający dostęp tylko do wystawiania KPO logują się przez własny login i hasło.

Po zalogowaniu wybieramy firmę, w imieniu której wystawiamy dokument i przechodzimy do opcji „Ewidencja odpadów”.

Jakie dane są wymagane w KPO?

Do wypełnienia KPO konieczne są poniższe dane:

Kroki wystawiania KPO

1. Zaloguj się, wybierz firmę i przejdź do „Ewidencji odpadów”, potem „Karta przekazania odpadów”.
2. Kliknij „NOWA KARTA”, co otworzy formularz.
3. Wypełnij wszystkie wymagane pola: dane przekazującego, transportującego, odbiorcy i odpadu. Sprawdź poprawność numerów BDO i NIP.
4. Podaj kod odpadu (wybierz z katalogu), rodzaj oraz masę w Mg (np. 0.0001 Mg = 1 kg).
5. Wpisz numer rejestracyjny pojazdu oraz datę i godzinę rozpoczęcia transportu.
6. Kliknij „ZMIEŃ STATUS”, wybierz „ZATWIERDŹ”. Teraz karta jest widoczna u odbiorcy i można przygotować odpady do odbioru.
7. Wygeneruj potwierdzenie. To obowiązkowy dokument, który musi mieć kierowca podczas przewozu. Bez niego transport jest niezgodny z przepisami.

Na co należy uważać podczas wypełniania KPO?

Wypełnianie KPO w BDO wymaga uważności. Nawet niewielkie błędy mogą doprowadzić do odrzucenia karty i opóźnień. Nieprawidłowa KPO może oznaczać również kłopoty prawne dla firmy.

Częste błędy przy wystawianiu KPO

1. Zły kod odpadu. Należy używać kodów z katalogu odpadów i sprawdzić ich zgodność ze stanem faktycznym.
2. Nieprawidłowa masa odpadu. Podawaj masę z dokładnością do czterech miejsc po przecinku; sprawdź, czy zgadza się z faktem (np. po zważeniu przez odbiorcę).
3. Błędy w danych. Literówki w nazwie, zły numer BDO czy NIP, błędny adres mogą opóźnić proces.
4. Brak numeru rejestracyjnego. System nie przyjmuje ogólnych określeń („samochód ciężarowy”), musi to być konkretny numer z tablicy.
5. Błędy w dacie i godzinie przewozu. Transport nie może zacząć się przed zatwierdzeniem KPO i wygenerowaniu potwierdzenia w systemie.
6. Brak wcześniejszego uzgodnienia z odbiorcą. Upewnij się, że odbiorca przyjmie wskazany odpad i masę.

Kto odpowiada za dane w KPO?

Za poprawność KPO odpowiada ten, kto przekazuje odpady. To on ponosi pełną odpowiedzialność za wpisane dane, nawet jeśli kartę wypełnia pracownik.

W razie wystąpienia błędów, urzędy mogą ukarać nie tylko firmę, ale także konkretną osobę sporządzającą dokument. Dlatego ważne jest, by wszyscy pracownicy byli przeszkoleni i dokładnie znali swoje obowiązki.

Można też regularnie przeprowadzać wewnętrzne kontrole lub korzystać z usług specjalistów od BDO.

Jakie kary grożą za błędne wystawienie KPO lub jej brak?

Błędne wystawienie KPO, czy jej brak, to poważne naruszenie przepisów. Ustawa o odpadach przewiduje wysokie kary. Urzędnicy dzięki systemowi szybko zauważą niezgodności i mogą nałożyć mandaty lub nawet czasowo zamknąć firmę.

Rodzaje kar w BDO

1. Mandaty finansowe i areszt. Za nieprowadzenie ewidencji, błędną ewidencję lub prowadzenie działalności bez wpisu do BDO grozi mandat od 100 zł do ponad 1 mln zł lub kara aresztu.
2. Kary administracyjne. WIOŚ może nałożyć dodatkowo kary od 5000 do 1 000 000 zł, np. za prowadzenie działalności bez wpisu, transport odpadów bez potwierdzenia BDO, czy niewłaściwe oznaczanie odpadów.
3. Pozostałe skutki. Błędy czy braki w KPO mogą prowadzić do utraty kontraktów, problemów z uzyskaniem certyfikatów oraz czasowego wstrzymania działalności firmy.

Jak uniknąć mandatów za błędy w KPO?

1. Regularnie śledź zmiany w przepisach dotyczących BDO.
2. Przeszkol wszystkich pracowników odpowiedzialnych za ewidencję i wystawianie KPO.
3. Sprawdzaj poprawność danych przy każdej wystawianej karcie (kod odpadu, masa, dane firm, numer pojazdu).
4. Wystawiaj KPO przed transportem i upewnij się, że kierowca ma wymagane potwierdzenie.
5. Dbaj o stałą komunikację z firmami partnerskimi. Uzgodnij szczegóły przekazania odpadów.
6. Wykonuj regularne przeglądy dokumentów wewnątrz firmy i koryguj błędy na bieżąco.
7. W rozbudowanych firmach warto rozważyć zlecenie prowadzenia ewidencji wyspecjalizowanej firmie, co zmniejsza ryzyko błędów.

Dbałość o poprawność KPO to bezpieczeństwo dla firmy i jej dalszego rozwoju. Skontaktuj się z nami, aby skorzystać z profesjonalnej obsługi BDO lub wynająć kontener!